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Tenue de dossiers

  • ISBN 978-1-4606-1990-2 (version imprimée)
  • ISBN 978-1-4606-1992-6 (version PDF)
  • ISBN 978-1-4606-1991-9 (version HTML)
  • Révision : mai 2013
  • Dernière mise à jour : mai 2013
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Ce guide ne vous est fourni qu’à titre indicatif. Il ne constitue pas un document juridique. Pour obtenir des renseignements complets, consultez la Loi de 2000 sur les normes d'emploi et ses règlements.

Tous les employeurs de l'Ontario doivent tenir des dossiers écrits sur chacun de leurs employés.

L'employeur conserve ces dossiers pendant un certain temps ou charge un tiers de le faire. L'employeur doit aussi veiller à ce que ces dossiers soient facilement accessibles aux fins d'inspection.

Contenu et conservation des dossiers sur les employés

L'employeur doit consigner et conserver les renseignements ci-dessous pour chaque employé :

  • Nom, adresse et date du début de l'emploi de l'employé.
    Ces renseignements doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le moment où l'employé cesse de travailler pour l'employeur.
  • Date de naissance de l'employé si celui-ci est un étudiant de moins de 18 ans.
    Ce renseignement doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le moment où l'employé atteint 18 ans ou pendant une période de trois ans suivant le moment où l'employé cesse de travailler pour l'employeur, selon ce qui se produit en premier.
  • Nombre d'heures de travail quotidiennes et hebdomadaires de l'employé.
    Ce renseignement doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le dernier jour ou la dernière semaine de travail de l'employé. Si l'employé touche un salaire fixe pour chaque période de paie et que ce salaire demeure le même sauf s'il effectue des heures supplémentaires, l'employeur n'est tenu de consigner que les renseignements suivants :
    • le nombre d'heures de travail de l'employé en sus de celles de sa semaine de travail normale;
      et
    • le nombre d'heures de travail de l'employé en sus de huit heures par jour (ou en sus du nombre d'heures que comporte sa journée de travail normale si elle en compte plus de huit).

    L'employeur n'est pas tenu de consigner le nombre d'heures de travail des employés auxquels ne s'appliquent pas les dispositions portant sur la rémunération des heures supplémentaires et le nombre d'heures de travail maximales.

  • Conservation des ententes écrites visant à effectuer des heures supplémentaires ou à calculer la moyenne des heures de travail pour la rémunération des heures supplémentaires.
    L'employeur doit conserver des exemplaires de chaque entente conclue avec un employé relative aux heures supplémentaires ou au calcul de la moyenne des heures de travail pour la rémunération des heures supplémentaires, pendant une période de trois ans suivant le dernier jour où le travail a été effectué en vertu de l'entente.
  • Conservation des dossiers sur les jours de vacances. L'employeur est tenu de consigner des renseignements sur le nombre de jours de vacances que l'employé a accumulés depuis le début de son emploi, mais qu'il n'avait pas encore pris avant le début de l'année de référence et sur le nombre de jours de vacances que l'employé a accumulés et pris (le cas échéant) au cours de l'année de référence (ou de la période tampon).
  • Conservation des dossiers sur l'indemnité de vacances.
    L'employeur doit également consigner des renseignements sur l'indemnité de vacances versée à l'employé durant l'année de référence (et la période tampon, le cas échéant), et la méthode de calcul de cette indemnité. Ces renseignements doivent être consignés au dernier en date des jours suivants : au plus tard sept jours après le début de la prochaine année de référence (ou première année de référence si les dossiers se rapportent à une période tampon) ou le premier jour de paie après la fin de la période tampon ou de l'année de référence.

    Ces renseignements doivent généralement être conservés pendant une période de trois ans suivant la consignation des jours de vacances et de l'indemnité de vacances.

  • Renseignements contenus dans les relevés de salaire de l'employé.
    Ces renseignements doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le moment où ils sont communiqués à l'employé.
  • Documents se rapportant au congé de maternité, au congé parental, au congé familial pour raison médicale, au congé pour don d’organe, au congé d'urgence personnelle, au congé pour situation d'urgence déclarée ou au congé de réserviste pris par l'employé. Ces documents doivent être conservés pendant une période de trois ans suivant le jour où le congé a pris fin.
  • Registre des travailleurs à domicile.
    Le cas échéant, l'employeur doit aussi tenir un registre indiquant les nom, adresse et taux de salaire des travailleurs à domicile qu'il emploie. Ce registre doit être conservé pendant une période de trois ans suivant le moment où le travailleur à domicile cesse de travailler pour l'employeur.

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